Comprendre, calculer et maîtriser le TCO de votre flotte automobile

La composition du TCO d’une flotte automobile

Le coût total de possession lié à un parc de véhicules peut se décomposer en 3 partie :

• TCO véhicules – 75% : coûts du véhicules prévisionnel et théorique intégrant le financement, la fiscalité et autres prestations prévues au contrats.
• TCO conducteur – 20% : Le comportement du conducteur influe sur les consommations, l’état du véhicule et donc les coûts inerrants à son entretien et ses remises en état. L’assurance est également impactée par le conducteur.
  TCO parc global – 5% : qui englobe les coûts de gestion interne ou externe, les outils de gestion et autres coûts imprévus.
  

Que comprend le TCO d’un parc de véhicules ?

Le calcul du TCO repose sur quatre grandes catégories de coûts :

• Les coûts fixes : ils incluent le prix d’achat ou le loyer du véhicule (en cas de location longue durée), les intérêts financiers, les assurances, les taxes liées à la détention du véhicule (TVS, carte grise, malus écologique, etc.).
• Les coûts variables : carburant ou électricité, entretien courant, réparations imprévues, pneumatiques, péages, stationnement, etc.
• Les coûts de gestion : ils couvrent les frais internes ou externes liés à l’administration de la flotte (temps passé, outils logiciels, services de gestion externalisée).
• Les coûts indirects : ils regroupent les pertes de productivité liées à l’indisponibilité d’un véhicule, les véhicules de remplacement, ou encore les impacts potentiels sur l’image de l’entreprise.
• La valeur résiduelle : prix de revente ou restitution, à déduire

L’enjeu est de mesurer et agréger tous ces éléments, parfois éclatés entre plusieurs services (achats, finance, RH, etc.), pour obtenir une vision précise et exploitable du coût global.

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Comment calculer le TCO flotte automobile ?

Le TCO ne se résume pas à un simple chiffre : il repose sur une méthode de calcul rigoureuse et une capacité à collecter les bonnes données sur la durée. Voici comment procéder concrètement.

Formule de base et calcul du TCO

La formule générale du TCO est simple en apparence.

Pour qu’elle soit fiable, chaque poste doit être rigoureusement identifié et actualisé. Il suffit d’additionner l’ensemble des dépenses liées au cycle de vie du véhicule.

TCO = (coûts fixes + coûts variables + coûts de gestion + coûts indirects – valeur résiduelle) / durée d’utilisation

Exemples de postes à intégrer :

• Coûts fixes : amortissement ou loyers, frais financiers, assurances, taxes
• Coûts variables : carburant ou énergie, entretien, réparations, consommables, péages
• Coûts de gestion : coût de la main-d’œuvre interne, logiciels, prestataires externes
• Coûts indirects : pertes d’exploitation liées à l’immobilisation, véhicule de remplacement, impact CO₂ (dans le cadre d’objectifs RSE)

Voici un exemple simplifié de calcul. Prenons un véhicule thermique acheté 25 000 €, utilisé pendant 4 ans :

• Entretien : 2 400 €
• Carburant : 7 200 € (150€/mois)
• Assurance : 2 000 €
• Taxes : 1 200 €
• Perte d’exploitation estimée : 800 €
• Valeur résiduelle à la revente : 8 000 €

TCO = (25 000 + 2 400 + 7 200 + 2 000 + 1 200 + 800 – 8 000) / 48 mois = 648,33 € / mois

Ce calcul peut être réalisé par véhicule, par catégorie ou sur l’ensemble du parc, pour une période donnée (mois, trimestre, année). Il est essentiel de comparer ces résultats à des indicateurs comme le coût par kilomètre ou par collaborateur pour une analyse fine.

Les outils pour suivre son coût total de possession

Le suivi du TCO nécessite un minimum de structuration des données. Plusieurs outils peuvent être mobilisés :

• Tableurs Excel personnalisés, pour des flottes de petite taille
• Logiciels de gestion de flotte, qui agrègent automatiquement les données issues des loueurs, cartes carburant, télématique, etc.
• Prestataires spécialisés en audit ou en gestion externalisée, capables de produire des reporting détaillés

Les erreurs fréquentes dans le suivi des dépenses flotte automobile

Certaines erreurs reviennent souvent lors du calcul ou du suivi du TCO :

• Sous-estimer les coûts cachés, comme les frais de remise en état en fin de contrat ou les dépenses administratives internes.

• Négliger les coûts indirects, qui peuvent pourtant impacter fortement l’efficacité opérationnelle.

• Analyser uniquement le prix facial d’un véhicule, sans prendre en compte les frais d’usage et de détention à long terme.

• Manque d’homogénéité dans les données, notamment quand les informations sont éparpillées entre plusieurs services.

Un bon suivi du TCO repose donc autant sur une méthode claire que sur la qualité des données analysées.

Besoin d’aide pour calculer et maîtriser votre TCO ?

Contactez-nous pour en discuter. Nous pouvons vous accompagner via un audit de votre parc ou une gestion externalisée.

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Réduire le TCO lié à son parc de véhicules : les leviers à activer

Maîtriser le TCO ne suffit pas : pour réellement optimiser la gestion d’une flotte automobile, il est essentiel d’identifier les leviers concrets pour réduire durablement les coûts. Voici quatre axes à explorer pour alléger la facture globale de votre parc tout en améliorant sa performance.

Choisir les bon véhicules pour composer sa flotte

Le premier levier de réduction du TCO réside dans la sélection stratégique des véhicules. Il ne s’agit pas uniquement de choisir le modèle le moins cher à l’achat, mais celui qui aura le meilleur coût global à l’usage.

• Privilégiez les véhicules à faible consommation et à valeur résiduelle élevée.
• Tenez compte du profil d’usage (kilométrage, type de trajets, durée de détention).
• Intégrez les motorisations alternatives (hybride, électrique) si elles s’alignent avec votre stratégie de mobilité et vos objectifs environnementaux.

Une sélection rigoureuse peut faire varier le TCO de plusieurs centaines d’euros par an et par véhicule.

Optimisez le mode de financement

Le mode de détention influe fortement sur le TCO : achat, location longue durée (LLD), crédit-bail… chaque formule a ses avantages.

• La LLD permet une maîtrise budgétaire avec des loyers fixes et des services inclus (entretien, assistance, pneumatiques).
• L’achat peut être plus rentable si la durée de détention est longue ou si l’entreprise peut revendre les véhicules à bon prix.

Une analyse comparative des coûts de chaque solution, adaptée au profil de l’entreprise, permet de réduire les dépenses inutiles.

Suivez la consommation et l’entretien

Un suivi rigoureux des consommations et des entretiens permet d’éviter les dérives coûteuses :

• Utilisez des cartes carburant pour suivre les volumes, les prix et détecter les anomalies.
• Intégrez un planning d’entretien préventif pour limiter les pannes et prolonger la durée de vie des véhicules.
• Analysez les comportements de conduite grâce à la télématique pour réduire la surconsommation et les risques d’accidents.

Chaque litre économisé ou panne évitée contribue directement à la réduction du TCO.

Externalisez votre gestion ou réalisez un audit de votre parc

Faire appel à un expert extérieur permet de professionnaliser la gestion de flotte et d’identifier des économies cachées :

• Un audit de flotte révèle les écarts entre vos pratiques actuelles et les meilleures pratiques du marché.
• Une gestion externalisée allège votre charge administrative et optimise chaque poste de dépenses (carburant, contrats, sinistres…).

Ces solutions sont particulièrement pertinentes pour les structures qui manquent de temps ou de ressources internes pour piloter efficacement leur parc.

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