Optimisez vos dépenses et la gestion de votre flotte de véhicules (Part 2)

Dans le premier épisode ( Article optimisation TCO conducteur ) nous avions développé le TCO conducteur qui représente 20% du total.

Les dépenses liées au conducteur nous ont fait réaliser l’importance des ressources humaines dans ce domaine technique de l’automobile.

Cette semaine, découvrez notre nouvel article sur l’optimisation du « TCO Flotte ». Bien que ce coût direct ne soit que de 5 %, sa gestion efficiente est essentielle à la performance globale de votre flotte.

C’est l’ensemble des coûts liés à la gestion opérationnelle de votre flotte automobile d’entreprise.

• Gestion administrative – interne ou externe
• Les outils
• Autres coûts

L’ensemble des coûts liés à la gestion opérationnelle de la flotte d’entreprise comprend la gestion administrative interne ou externe, les outils et autres coûts. Bien que le TCO Flotte représente un faible pourcentage du TCO global, il reste crucial. Une mauvaise gestion peut entraîner des coûts imprévus et nuire à la rentabilité. Il est essentiel de comprendre et de maîtriser les éléments du TCO Flotte.

La gestion de flotte automobile, autrefois vue comme une tâche administrative simple, est désormais centrale pour les entreprises modernes. Les enjeux sont nombreux et complexes, nécessitant une approche plus réfléchie et innovante. Cette gestion englobe divers aspects opérationnels, économiques, sociaux et environnementaux. Elle représente un défi majeur pour les entreprises, qui doivent équilibrer productivité, rentabilité et conformité réglementaire.

Gestion Administrative du parc

Pour assurer la performance optimale de votre flotte de véhicules, il est crucial d’avoir une gestion technique et réglementaire experte. La charge de travail croît avec la taille du parc, bien que ce ne soit pas le principal poste budgétaire. Investir dans des gestionnaires compétents et constamment formés est essentiel pour une gestion efficace de votre flotte.

Mais qu’est ce que c’est que la gestion de flotte opérationnelle?

Nous avons consacré un livre blanc à l’importance et la définition de ce qu’est la gestion de parc.

La gestion de flotte de véhicules d’entreprise est un processus clé pour les entreprises qui cherchent à optimiser l’utilisation de leur parc automobile. Elle permet de suivre et de contrôler toutes les activités liées aux véhicules d’une entreprise, qu’il s’agisse du suivi des coûts, de la maintenance, de la sécurité ou de la conformité réglementaire.

Quelques exemples des nombreuses tâches :

• Gestion de la Car Policy
• Gestion des procédures et des règles de fonctionnement
• Suivi des entretiens et de la maintenance
• Gestion des sinistres
• Suivi des affectations
• Suivi des coûts
• etc…

Pourquoi le seulement 5% du TCO peut impacter 100% du TCO de votre flotte?

Puisqu’un système de gestion de flotte performant permet d’optimiser:

• Les coûts et les prestations souscrites
• L’état des véhicules
• la fiscalité
• La taille de votre flotte
• etc…

Pour optimiser la performance économique et la satisfaction interne, la gestion de votre flotte automobile, qu’elle soit interne ou externe, est cruciale.

Maintenir ses connaissances techniques à jour sur des sujets en constante évolution comme la gestion de flotte automobile d’entreprise peut être complexe. De ce fait, de plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation de cette gestion de flotte.

Deuxième partie de ce “TCO flotte” : les outils.

Nous l’avons également déjà traité dans un article dédié aux outils, il peut être difficile de maîtriser tous les aspects de la gestion d’un parc automobile sans les bons outils. C’est là que le logiciel de gestion de flotte devient un atout indispensable. Il aide les entreprises à optimiser leurs opérations et à maximiser leur productivité.

Pour maintenir une performance optimale, cet outil joue un rôle crucial. Il fournit des données essentielles pour prendre des décisions éclairées. De plus, les logiciels de gestion de flotte offrent de nombreuses fonctionnalités. Ils permettent de surveiller en temps réel les véhicules et équipements.

Grâce à ces outils et leurs tableaux de bord, vous pouvez suivre les indicateurs clés de manière précise et fiable. Par conséquent, vous bénéficiez d’une supervision exhaustive de votre parc. Cela va bien au-delà des simples fichiers Excel ou des environnements de location.

Cependant, la gestion de flotte entraîne des coûts significatifs. Ces coûts incluent le carburant, l’entretien, les réparations et les assurances. En outre, contrôler ces aspects financiers est un levier majeur pour optimiser les dépenses. Aujourd’hui, tous les prestataires peuvent se connecter à un logiciel de gestion. Cela permet de transmettre les données de consommation et les dépenses de votre parc.

Besoin de faire un point sur votre parc ?

Troisième et dernière partie de ce “TCO flotte” : les autres dépenses.

Cette situation est plus complexe à appréhender, car elle ne représente pas un poids économique significatif. En réalité, elle incarne les moyens déployés pour assurer une gestion efficace de la flotte. Parmi les éléments concrets, on peut citer les frais de courrier et d’autres équipements dédiés à la flotte. De plus, les coûts « autres et indirects » incluent également le temps investi par les fonctions de support, souvent qualifiées de « cachées ». En effet, comme nous l’avons souligné à plusieurs reprises, il existe des coûts directs, indirects et cachés. Ainsi, la question de la flotte automobile englobe des aspects RH, comptables, fiscaux, d’achats et opérationnels.

En conséquence, chacune de ces fonctions de support consacrera du temps à prendre des décisions et à répondre à ses obligations. Par exemple, les ressources humaines superviseront les affectations et la politique automobile, tandis que le service comptable se concentrera davantage sur les avantages en nature à déclarer et la gestion globale des factures.

• Il est essentiel de ne pas oublier les fonctions Achats et RSE, qui sont également concernées par ce sujet.

En ce qui concerne les achats, tout comme pour toute catégorie d’achats, il est crucial de négocier, contractualiser et maîtriser les prestataires. Il est primordial d’y consacrer du temps. Ce service achats sera d’autant plus efficace sur ce sujet si les outils et les compétences de gestion sont optimaux.

Pour ce qui est des services RSE, ils sont de plus en plus réglementés. Les véhicules font partie des éléments à surveiller, et leurs consommations doivent être déclarées. Les véhicules ne constituent que la première étape pour la RSE, car la mobilité dans son ensemble devient un sujet de plus en plus central.

En conclusion, en ce qui concerne ce « TCO flotte » (Total Cost of Ownership de la flotte), il ne représente que 5% du budget total alloué à la gestion de la flotte de véhicules.

• Gestion administrative – interne ou externe
• Les outils
• Autres coûts

Cependant, malgré sa relative petite part, son impact est extrêmement significatif sur le reste du budget de la flotte, influençant directement la rentabilité et les coûts globaux de fonctionnement. Il est crucial de noter que cet impact peut être soit positif, en cas d’adoption de bonnes pratiques et de gestion efficiente, soit négatif si les dépenses ne sont pas maîtrisées de manière adéquate, entraînant des conséquences financières non souhaitées.

Chez Autobernard Business Solutions, nous nous engageons à offrir un service complet en matière de gestion des véhicules, couvrant tous les aspects du cycle de vie automobile. Notre expertise se distingue par notre approche personnalisée, notre engagement envers l’efficacité opérationnelle et notre souci constant de répondre aux besoins spécifiques de chaque client.

Grâce à nos solutions de gestion externalisée et de conseil sur mesure, nous accompagnons nos clients à chaque étape, de l’optimisation de leur flotte automobile à l’amélioration continue de leurs processus.