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Flotte automobile : définition, rôle et enjeux clés
Qu’est-ce qu’une flotte automobile, à quoi sert-elle et qui s’en occupe ? Découvrez notre guide complet pour tout savoir sur la flotte automobile, un poste stratégique pour les entreprises, encore trop souvent ignoré.
Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?
Une flotte automobile, ou parc de véhicules, regroupe l’ensemble des véhicules mis à la disposition des salariés, par leur entreprise, pour leur activité professionnelle. Elle comprend les voitures de fonction ou de service, les utilitaires, les deux roues ou toute autre véhicule dont a besoin une société. Quelle que soit sa taille, cette flotte joue un rôle central dans l’organisation des déplacements liés au travail.
Elle permet en effet de répondre aux besoins de mobilité des collaborateurs. Comprendre ce qu’est une flotte automobile d’entreprise est essentiel, car elle concerne aujourd’hui de nombreuses structures, des PME aux grandes sociétés. Elle peut représenter le troisième poste de dépenses des organisations, après les salaires et les locaux.
Besoin de réponses précises pour gérer votre flotte ?
Véhicules concernés : quels sont les différents types de flotte automobile ?
Tous les véhicules professionnels peuvent faire partie d’un parc de véhicules, à condition qu’ils soient utilisés dans le cadre d’une activité professionnelle. En pratique, on y retrouve :
- Des voitures de service ou de fonction.
- Des utilitaires légers, très fréquents dans les métiers techniques et logistiques.
- Des véhicules électriques ou hybrides, de plus en plus choisis pour réduire l’empreinte carbone.
- Parfois, des vélos ou scooters sont inclus, surtout dans les grandes villes.
Le choix des véhicules dépend de la nature des déplacements, mais aussi de la politique automobile et du profil des utilisateurs.
Qui exploite la flotte automobile et pourquoi ?
Les principaux utilisateurs sont les salariés mobiles : techniciens, commerciaux, consultants, ou cadres. Ces professionnels ont besoin de se déplacer régulièrement, souvent sur plusieurs sites ou chez des clients par exemple.
L’entreprise fournit alors un véhicule pour garantir :
- une plus grande autonomie
- une meilleure efficacité
- moins de frais à rembourser
Même si tous les salariés ne sont pas concernés, une bonne partie des fonctions support ou commerciales utilisent ces véhicules régulièrement.
À quoi sert une flotte de véhicules d’entreprise ?
Répondre aux besoins de mobilité des collaborateurs
Première fonction évidente : faciliter la mobilité des salariés. Dans certaines entreprises, il est tout simplement impossible de travailler sans se déplacer. Une flotte automobile d’entreprise permet alors de répondre à ce besoin de manière structurée, tout en garantissant la disponibilité des véhicules.
Elle assure également que chaque collaborateur dispose d’un véhicule adapté à ses missions, en bon état, et conforme à la réglementation.
Structurer et optimiser les déplacements professionnels
Au-delà de la simple mise à disposition, une flotte automobile bien gérée permet d’organiser efficacement les déplacements. En optimisant la planification, la réservation ou la mutualisation des véhicules, l’entreprise évite les retards, les doublons ou les surcoûts.
Les outils de gestion de flotte facilitent cette organisation. De plus, ils offrent une vision claire de l’utilisation des véhicules et permettent d’identifier rapidement les axes d’optimisation.
Réduire les coûts liés à l’usage de véhicules individuels
Utiliser les véhicules personnels des salariés pour des déplacements professionnels implique des frais kilométriques importants, parfois mal maîtrisés.
À l’inverse, en optant pour une flotte, l’entreprise :
- centralise les dépenses
- négocie de meilleurs contrats avec ses fournisseurs (assurance, carburant, entretien)
- évite les imprévus
En somme, cela permet de maîtriser les coûts tout en sécurisant la mobilité des collaborateurs.
Qui gère une flotte automobile et comment ?
Le rôle du gestionnaire de flotte (ou fleet manager)
Le gestionnaire de flotte est responsable de l’ensemble des véhicules professionnels de l’entreprise. Son rôle est stratégique : il assure la disponibilité, la conformité, et la rentabilité des véhicules tout en veillant à la sécurité des usagers.
Il peut être, selon la taille de l’entreprise :
- un salarié dédié à cette fonction dans une grande structure
- un membre du service RH, logistique, finance ou achats dans une organisation plus réduite
Son objectif principal est de faire tourner le parc de véhicules sans accroc, tout en respectant les objectifs de coût, de performance et d’impact environnemental.
Les missions principales : suivi, entretien, coûts, contrats, amendes…
Voici les principales missions d’un gestionnaire de flotte :
- suivre les véhicules (kilométrage, pannes, entretien…)
- gérer les contrats de location, d’assurance ou d’entretien
- optimiser les coûts liés à l’utilisation de chaque véhicule
- former les conducteurs aux bonnes pratiques (éco-conduite, sécurité)
- traiter les amendes et infractions réalisées au volant d’un véhicules de la société
Chaque action vise à améliorer la performance globale du parc automobile et à limiter les imprévus.
Les outils et logiciels de gestion de parc de véhicules utilisés au quotidien
Pour gérer efficacement la flotte, des outils numériques sont indispensables. Ces logiciels de fleet management permettent notamment :
- la centralisation des données du parc
- le suivi en temps réel des véhicules (localisation, utilisation)
- la gestion des alertes (entretiens à venir, retards, incidents)
- l’analyse des coûts
Certains intègrent aussi la gestion du carburant, des cartes de péage, ou encore des documents administratifs.
Grâce à ces outils, le gestionnaire peut prendre des décisions plus rapidement, basées sur des données concrètes, et ainsi gagner en efficacité et en sérénité dans le pilotage de la flotte.
Les notions à connaître en flotte automobile
LLD, LOA, achat : les modèles de détention ou financement des véhicules
Il existe trois grands modèles pour constituer une flotte automobile d’entreprise :
- LLD (Location Longue Durée) : la formule la plus répandue. Elle inclut souvent l’entretien, l’assistance et parfois l’assurance.
- LOA (Location avec Option d’Achat) : l’entreprise loue un véhicule et peut en devenir propriétaire en fin de contrat.
- Achat direct : l’entreprise investit dans le véhicule, avec un coût initial plus élevé mais une plus grande flexibilité ensuite.
Chaque option a ses avantages. Ainsi, le choix dépend du budget, de la taille et de l’usage du parc et de la stratégie de renouvellement prévue par l’entreprise.
Suivi kilométrique, carburant, entretien : ce qu’on suit concrètement
La gestion de flotte automobile implique un suivi rigoureux de plusieurs indicateurs :
- le kilométrage, pour éviter les dépassements de contrat ou planifier les entretiens.
- la consommation de carburant, qui impacte directement les coûts et les émissions de CO2.
- les entretiens obligatoires, pour garantir la sécurité et éviter les pannes.
Le suivi quotidien permet d’anticiper les problèmes, de mieux répartir l’usage des véhicules, et de prolonger leur durée de vie.
Notions de TCO, verdissement, Car Policy et fiscalité
Les quatre sujets suivants sont clés pour mieux appréhender l’univers de la gestion de flotte automobile et ainsi optimiser sa gestion :
- TCO (Total Cost of Ownership) : il mesure le coût réel d’un véhicule (achat ou location, carburant, entretien, fiscalité). C’est un outil d’aide à la décision.
- Verdissement : il s’agit de l’ensemble des actions visant à réduire l’impact environnemental d’un parc de véhicules professionnels, notamment par l’intégration de motorisations plus propres (électriques, hybrides, GNV) et l’optimisation des usages.
- Politique automobile ou (souvent appelée Car policy) : il s’agit d’un document interne qui fixe les règles de gestion de la flotte : types de véhicules autorisés, conditions d’attribution, règles de conduite, etc.
- Fiscalité d’un parc de véhicules : elle regroupe les règles fiscales encadrant l’acquisition, l’usage et la gestion des véhicules professionnels, incluant notamment la TVA, la TVS, les amortissements, les avantages en nature et les exonérations possibles.
Conclusion
Une flotte automobile n’est pas qu’un ensemble de voitures. C’est un outil stratégique qui sert à répondre aux besoins de mobilité, tout en maîtrisant les coûts et en réduisant l’empreinte carbone. Sa gestion, bien que technique, peut néanmoins être comprise facilement avec les bonnes notions et les bons outils.
Vous souhaitez aller plus loin ?
Échangeons sur vos enjeux et explorons ensemble les leviers d’action adaptés à votre flotte.
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FAQ
Vaut-il mieux acheter ou louer les véhicules de notre flotte automobile ?
Acheter ou louer les véhicules de votre flotte dépend de vos objectifs financiers et opérationnels : l’achat offre un meilleur contrôle patrimonial à long terme, tandis que la location (LLD ou LOA) permet une gestion simplifiée, une meilleure maîtrise budgétaire et une flexibilité accrue, mais souvent à un coût total plus élevé.
Comment réduire les coûts liés à notre parc de véhicules ?
La réduction des coûts passe par une meilleure visibilité sur les dépenses : carburant, entretien, assurance, fiscalité. En centralisant ces données via des outils de gestion de flotte, vous pouvez optimiser les contrats, limiter les usages excessifs, anticiper les renouvellements, et agir sur le TCO global de votre parc. Vous pouvez également vous faire accompagner par des experts de la gestion de flotte automobile qui pourront réaliser un audit de votre parc et vous conseiller sur les bonnes pratiques à adopter, voir même s’occuper pour vous de votre flotte.
Voir l’article : Êtes-vous prêt à maîtriser le TCO de votre flotte ?
Pourquoi passer à des véhicules hybrides ou électriques ?
Adopter des véhicules électrifiés permet de réduire vos émissions de CO2, mais aussi vos charges : bonus écologiques, exonérations fiscales, baisse des coûts de carburant. De plus, cela renforce votre image RSE et vous anticipez les futures restrictions de circulation en zones à faibles émissions (ZFE).
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